От оперативки до собрания: как правильно и результативно их провести

7796
Статья посвящена вопросам эффективного и профессионального проведения совещаний и собраний в органах местного самоуправления.

Статья посвящена вопросам эффективного и профессионального проведения совещаний и собраний в органах местного самоуправления.

Функции совещания

Анализ практики работы исполнительных органов местного самоуправления (администраций, их управлений, отделов и секторов) часто показывает, что их руководители (даже с достаточно большим стажем муниципальной работы) не имеют хороших навыков эффективного проведения различного рода совещаний и собраний. Несмотря на то что совещание – распространенный инструмент управления, один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива, не каждый муниципальный руководитель имеет четкое представление, в каких случаях и каким образом его лучше использовать.

Как правило, совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, реакции и исполнительности сотрудников, корректировка совместных действий, выработка и контроль решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.

Ошибки в проведении совещаний

Характерными ошибками при проведении совещаний чаще всего являются:

  • отсутствие четкой цели.

Нередко бывает, что ведущий совещание не до конца осознает, какой результат он хочет получить в итоге. Эффективному совещанию необходима четкая цель и конкретные задачи;

  • неумение построить ход совещания в соответствии с целью.

Тогда совещание превращается в “говорильню”, т. е. пустую трату времени. Часто этому способствует использование в повестке дня таких терминов, как: “поговорить о…”, “обсудить проблему…”, “наметить пути разрешения …” и т. п., а в терминах результата “дать участникам информацию о…”, “получить обратную связь по вопросу…”, “согласовать порядок взаимодействия…” и др.

Оперативные (еженедельные) совещания призваны решать текущие вопросы. Однако некоторые руководители, не умея пользоваться совещанием как инструментом управления, считают его лишь пустой тратой времени и просто не знают, о чем следует на них говорить. В результате совещания проводятся, но текущее планирование и контроль существуют сами по себе, а совещания ‒ сами по себе;

  • недостаточная готовность участников к совещанию.

Это может выражаться в незнании темы совещания, невладении присутствующими материалом, нежелании участвовать в обсуждении;

  • отсутствие четких временных границ (регламента) совещания.

Совещание становится бесконечно долгим либо излишне лаконичным;

  • противоречие между целью совещания и методами его проведения.

Различные виды совещаний, а тем более общее собрание сотрудников нельзя проводить по одной методике – это приводит к провалу.

Преимущества совещания

Специалисты и практики управления отмечают следующие преимущества совещания как инструмента управления. Итак, совещание:

  • обеспечивается лояльность сотрудников к принимаемому решению.

Даже если в муниципальных органах господствует жесткий авторитарный стиль, отношение сотрудников к решению, принятому после обсуждения, будет более лояльным, особенно если руководитель аргументированно объяснит, почему нужно сделать именно так;

  • позволяет привлечь ресурсы коллектива для поиска оптимального решения.

Даже в ситуации авторитарного стиля управления (когда решение принимает формальный лидер единолично) совещание позволяет расширить “проблемное поле” сложившейся ситуации и увеличить количество вариантов решения задачи;

  • дает возможность быстро получить обратную связь “снизу”.

Совещание позволяет узнать о том, что происходит в администрации и ее подразделениях, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания текущих муниципальных проблем, отношении к политике руководства и т. п.

Проблемы ведения совещаний являются ключевыми для достижения организационной эффективности и побуждения сотрудников исполнительных органов местного самоуправления к достижению общих целей.

Виды и типы совещания

Для практического эффективного использования данного управленческого инструмента рассмотрим понятие, виды и типы совещаний.

Совещание как элемент управленческой деятельности руководителя муниципалитета (или его подразделения) позволяет использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных задач, организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями, оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей и контролировать их исполнение.

Собрания и совещания представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:

  • кругом участников (на совещаниях присутствуют руководители отделов, секторов, ответственные специалисты или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);
  • характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях ‒ более общие, накопившиеся за определенный период времени или перспективные);
  • целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности, на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям проведения выделяют следующие типы совещаний:

  • ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации);
  • информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения);
  • разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то);
  • проблемное (коллективный поиск решения вопроса);
  • инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий);
  • оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодолении недостатков);
  • координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

По методам проведения можно выделить следующие совещания:

  • групповое интервью как метод изучения мнений сотрудников подразделения по конкретному вопросу;
  • “мозговой штурм” (брейнсторминг) как метод выработки новых решений и идей;
  • групповое принятие решений с целью разрешения проблемной ситуации и выработки определенных решений;
  • групповое обсуждение отдельного случая (особая, нестандартная ситуация);
  • групповая дискуссия.

В ходе подготовки необходимо определить цель совещания.


Пример

Для еженедельных оперативных совещаний, которые, как правило, проводятся в администрации муниципального образования, это может быть новая информация, определение возникших проблем и сложностей в текущей работе сотрудников и направлений действий, установление ответственности или комбинация этих факторов.


В соответствии с целями на совещание необходимо приглашать только тех сотрудников, которые:

  • принимают или участвуют в принятии решений по вопросам, которые будут рассматриваться на совещании;
  • по своим должностным обязанностям должны познакомиться с информацией, которую ведущий предоставит во время совещания;
  • будут исполнять принятые решения.

Другие сотрудники получат необходимую информацию или конкретные поручения от непосредственных участников совещания (своих руководителей).

В повестку совещания нужно включать только те пункты, которые действительно могут быть рассмотрены в отведенный период времени. Продолжительность совещания зависит от целей и повестки дня.


К сведению

Максимальная длительность проблемного совещания с насыщенной повесткой – 1,5–2 ч. При этом надо учитывать, что через 30–40 мин работы у участников начинает ослабевать внимание, через 70–80 мин появляется физическая усталость, через 80–90 мин развивается “отрицательная активность” – начинаются разговоры и занятие посторонними делами. Через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы скорее разойтись.


Таким образом, в повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Поэтому необходимо избавляться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Ход совещания

Как показывает опыт, начинать совещание лучше с напоминания присутствующим, какие решения были приняты ранее и еще не выполнены, хотя сроки истекли, и кто персонально за это отвечает. Такое начало сразу настраивает присутствующих на деловой лад и дисциплинирует. Ведущему совещания следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3–4 мин. За это время ведущий должен сообщить:

  • цель совещания;
  • повестку дня;
  • возможные решения и условия их принятия;
  • регламент работы и порядок ведения протокола.

Ведение формального протокола не всегда обязательно, но необходимо фиксирование принимаемых решений, сроков, ответственности, отчетности, контроля.

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей ‒ дипломатический или авторитарный. Дипломатический предполагает учет мнения всех участников совещания, при авторитарном стиле руководитель уверенно держит бразды правления в своих руках, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для реализации решений.

СОВЕТЫ ПСИХОЛОГА

1. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях! Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться: с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов. . . .

ПОЛНОСТЬЮ статью можно прочитать в октябрьском номере журнала "Практика муниципального управления"



Мероприятия

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией





Электронная система

Можно ли за невыполнение предписания ГЖИ отделаться предупреждением?

Ответы на этот и другие вопросы вы найдете в электронной системе «Управление многоквартирным домом»

Получить доступ
ВСЁ ДЛЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ВСЁ ДЛЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ВСЁ ДЛЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВАЭЛЕКТРОННЫЙ КАТАЛОГ
НАШИ ПАРТНЁРЫНАШИ ПАРТНЁРЫ

Рассылка




© МЦФЭР, 2006-2016. Все права защищены.

По вопросам подписки обращайтесь по телефонам: 
Москва: 8 (495) 775-48-44 
Другие регионы: 8 (800) 775-48-44 

Получите техническую поддержку: 
по телефону: +7 (495)-937-90-82 
e-mail: sd@mcfr.ru 


  • Мы в соцсетях
Вы - работник сферы ЖКХ? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи сферы ЖКХ на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по жилищно-коммунальному и городскому хозяйству
  • оставлять комментарии к материалам
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал Городское хозяйство и ЖКХ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль