Как выбрать программу для ГИС ЖКХ

24 января 2017 511
Требование государства подключиться к ГИС ЖКХ для многих участников отрасли означает поиск нового программного обеспечения. Управляющей компании или ТСЖ при выборе расчетного комплекса нужно учитывать грядущие изменения. Поясним, на что стоит обратить внимание при выборе программы.
Евгений Шонов, 
руководитель проекта Контур ЖКХ компании СКБ Контур

Найдите компанию с устойчивой репутацией

Сфера ЖКХ — одна из самых сложных отраслей экономики: она связана с огромным объемом расчетов, которые при этом сильно зависят от изменений законодательства. Систематизировать их, сделать максимально простыми и понятными под силу только компании, которая давно работает на этом рынке. Когда встает вопрос выбора того или иного программного обеспечения для предприятий ЖКХ, рекомендуется в первую очередь обратить внимание на компанию-разработчика. Ее задача — создать не просто расчетную систему, а программу, в которой все механизмы и сервисы будут учитывать специфику сферы ЖКХ. А значит, разработчики должны владеть методикой расчетов в отрасли.

Кроме того, серьезный производитель ПО должен иметь в своем активе опыт автоматизации крупных предприятий. С подключением к ГИС ЖКХ объем загружаемых данных увеличится, а значит — ужесточатся требования к скорости обработки информации, к объему памяти и прочим параметрам. Эксперты СКБ Контур подсчитали: чтобы ежемесячно публиковать в ГИС ЖКХ всю необходимую информацию по одному дому на 380 квартир, ТСЖ должен передавать в систему около 20 тысяч показателей. Для крупной УК эти цифры увеличиваются в десятки раз.

Дополнительное преимущество разработчика – способность консультировать пользователей. Речь сейчас не столько о техподдержке работы программы, сколько о помощи пользователям в организации бизнес-процессов, консультациях в области законодательных изменений и нюансов перерасчетов.

Все внимание на расчеты

Подавляющее большинство УК и ТСЖ задумываются о смене ПО из-за того, что их система не может выгружать данные в ГИС ЖКХ. Однако не стоит фокусироваться на одной-единственной функции.

Найти разработчика, который пристроит к действующей программе модуль по работе с ГИС, несложно. Важно помнить, что выгрузка данных в информационную систему — это ежемесячный срез всей базы данных управляющей компании, до мельчайших подробностей, плюс огромный блок информации о доме, которую потребует ГИС, но которая до сих пор у многих хранится в виде папок, архивов, амбарных книг — в бумажном виде. Модуль-пристройка очень скоро станет просто дублирующей системой между базовой расчетной программой и ГИС.

При покупке нового ПО обратите внимание на полноту его возможностей. В идеале выбранный комплекс должен заменить собой то, что есть у предприятия сейчас: вносить данные, тарифы, рассчитывать, составлять платежные документы, формировать отчетность — плюс работать с ГИС ЖКХ. При этом правильность и точность расчетов остаются главным требованием. Итог работы программного комплекса — это верная квитанция конечному потребителю, а также качественная отчетность в контролирующие органы и перед поставщиками услуг.

Настоящая автоматизация

В условиях постоянно меняющегося законодательства важно оценить, насколько полно проработана в программе вариативность расчетов. Учитывает ли она сложные схемы, можно ли их менять или заложены только 4–5 типовых вариантов? Насколько легко и быстро программа сможет пересчитать платежи из-за упавшей на 2 градуса температуры горячей воды в январе прошлого года? Сколько придется пересчитывать вручную, если в трех домах в течение суток было отключено отопление?

Для небольшого ТСЖ эти расхождения могут быть невелики, но в масштабах крупной управляющей компании ручной перерасчет вырастет в серьезную проблему. Вы должны иметь возможность как минимум 90 % процентов операций выполнять автоматически.

Хорошо, если программа имеет открытый код и ее можно настраивать под специфику предприятия или жилого фонда собственными силами без масштабных доработок. Это может касаться как механизмов расчетов, так и формата квитанций или отчетов.

Оценить степень автоматизации процессов можно ответом на один вопрос — нужно ли вам по-прежнему использовать другие инструменты: таблицы excel, распечатки, толстые тетради, калькуляторы. Если вы правильно выбрали расчетную программу, для работы потребуется только она.

И все-таки про взаимодействие с ГИС

Что должна делать программа, производитель которой заявляет об интеграции с ГИС ЖКХ? Она должна ежемесячно передавать в информационную систему данные обо всех лицевых счетах, о показателях индивидуальных и общедомовых приборов учета, применяемых тарифах, учитываемых льготах / компенсациях / субсидиях, все сведения из платежного документа. Но не только это.

После регистрации в ГИС компанию ждет огромная работа, связанная с занесением в систему данных о доме: год постройки, материалы стен, даты замены лифтов, конструктивные особенности лестничных пролетов. Эти сведения у многих управляющих компаний и ТСЖ до сих пор хранятся в бумажном виде: в папках, в договорах управления, в технической документации. В расчетной системе этой информации чаще всего нет, ведь при выставлении счетов за коммунальные услуги она не нужна. Выгрузка по дому является одной из самых трудоемких сегодня. Выбранная программа должна не просто содержать в себе этот блок, она должна уметь выгружать его в ГИС.

Второй важный момент в связи с ГИС ЖКХ, — это собственно каналы передачи данных. Создатели информационной системы анонсировали три способа: выгружать напрямую из программы через встроенный онлайн-сервис, использовать excel-шаблоны и вносить сведения вручную через личный кабинет пользователя на портале. Далеко не все разработчики предлагают это в своих программах, чаще всего в дополнение к ручному вводу работает только один канал.

И третье — возможность не только выгружать информацию в систему, но и забирать ее обратно. Для чего это нужно? Получив показания по счетчикам, система присваивает им идентификаторы, и при следующей выгрузке она распознает, что это за показатель, к какому дому-квартире-счетчику относится.

Дополнительный, но не лишний

Как правило, программы, которыми пользуются УК и ТСЖ, нацелены только на расчет коммунальных платежей и составление отчетности. Однако сегодня на рынке можно встретить комплексные предложения. Расчетная программа может быть приобретена с дополнительными модулями, такими как расчет социальных льгот, которые тоже учитываются при выставлении счетов за коммунальные услуги, или личный кабинет пользователя, куда житель квартиры вносит показания приборов учета и смотрит начисления. Полезным будет блок «Работа с должниками», который помогает анализировать задолженности жителей по платежам, готовить документацию для судебных разбирательств, отслеживать оплату долгов.

Если вы решились сменить свою программу, помните: главное назначение любой автоматизированной системы — облегчить работу пользователя, сократить его временные затраты и минимизировать риск ошибок. Для управляющих компаний и ТСЖ это особенно значимо, поскольку сфера ЖКХ имеет высокую социальную значимость ­– коммунальные начисления касаются каждого. А самый небольшой просчет может грозить предприятию огромными штрафами.



Ваша персональная подборка

    Подписка на новости

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

    Мероприятия

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Посмотреть

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией




    ВСЁ ДЛЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

    ВСЁ ДЛЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

    ВСЁ ДЛЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВАЭЛЕКТРОННЫЙ КАТАЛОГ
    НАШИ ПАРТНЁРЫНАШИ ПАРТНЁРЫ




    © Актион-МЦФЭР, 2006-2017. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-68225 от 27.12.2016. Все права защищены.

    По вопросам подписки обращайтесь по телефонам: 
    Москва: 8 (495) 775-48-44 
    Другие регионы: 8 (800) 775-48-44 

    Получите техническую поддержку: 
    по телефону: +7 (495)-937-90-82 
    e-mail: sd@mcfr.ru 

    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Подпишитесь на бесплатные рассылки, и получайте актуальную информацию обо всех нюансах, касающихся Вашей профессии! Будьте с нами!